Zakelijke content: zes maal beter af met rood potlood

Floep. Newsletter van bedrijf X in de mail. Vijfde regel: “Dat betekend voor u dat een drietal dingen veranderen.” Ben ik ouderwets als ik direct afknap op de newsletter én bedrijf X? Zes redenen om er iemand bij te halen met een vlijmscherp rood potlood.

Ik heb onlangs onder meer teksten voor newsletters, online magazines, position papers, white papers en persberichten kritisch bekeken en verbeterd. De rol van eindredacteur c.q. editor-in-chief bevalt mij zeer want het is meestal dankbaar werk. Eén reactie van een opdrachtgever zette mij aan het denken: “Ik kan er niet zo goed de vinger op leggen, maar deze teksten lezen opeens veel soepeler. Er zit nu tempo in en ze passen bij de uitstraling die we zoeken: deskundig, positief en vlot.”

Serieus omgaan met zakelijke content

Lekker om complimenten te krijgen voor je werk, maar de reactie raakte vooral de kern waarom bedrijven serieus omgaan met hun zakelijke content door zich bloot te stellen aan het scherpe potloodje en de opbouwende kritiek.

Kort en goed: prettige en heldere taal kan je reputatie maken of breken, het voorbeeld uit het intro toont dat aan. Een positieve afdronk bij het lezen van een tekst krijg je niet zomaar, daar moet je vaak hard voor werken. En niet iedereen die zakelijk schrijft, beheerst het. Ook krijg je je zakelijke content niet vanzelf correct door te vertrouwen op de (niet onfeilbare) spelling- en stijlcheck van Word, er is meer voor nodig.  

Van één van de opdrachtgevers weet ik dat hij mijn bijdragen in ‘track changes’ in zijn werk stilletjes verafschuwt. Snap ik. Als je je tekst terugkrijgt met veel rode verbeteringen, dan voel je je toch een beetje bestraft door de meester. Maar als één redactiestap verder de teksten schoon zijn en als een trein lopen, dan is het leed geleden – en wordt het rode pennetje geaccepteerd en omarmd!

Als je je tekst terugkrijgt met veel rode verbeteringen, dan voel je je toch een beetje bestraft door de meester.

Een andere opdrachtgever laat tender- en aanbestedingsteksten van zijn teams voor de zekerheid nog even toetsen op taal en logica. Niet zelden blijkt een redenering van de schrijvers in het stuk niet zo logisch op de frisse eindredacteur over te komen als ze hadden gedacht. Het herschrijven van zo’n onderdeel is meestal niet ingewikkeld. Ik moet bekennen dat ik een soort eureka-gevoel heb bij zaken als deze. Als het document aan helderheid en overtuigingskracht wint, dan is de kans op het binnenhalen van de opdracht met procenten gestegen.

Tijd en geld steken in editing

Deze klant is overtuigd, maar ik kan mij goed voorstellen dat tijd en geld steken in editing soms een stap te ver lijkt. Het is gemakkelijk om in de ‘valkuil der tevredenheid’ te tuimelen. Vaak gehoord: ‘Onze teksten zijn best aardig, we willen niet te veel tijd verliezen en bovendien: onze doelgroep is toch niet al te kritisch.’ 

Dat laatste waag ik te betwijfelen. Er zijn verschillende onderzoeken bekend die aantonen dat de koopbereidheid op webshops met goede teksten groter is dan op sites met teksten waar kleine taal- en stijlfoutjes in staan. Die missers, hoe klein ook, schaden het vertrouwen en feitelijk zelfs de reputatie! Puttend uit mijn vele vlieguren als (eind)redacteur kom ik tot zes voordelen van het scherpe rode potlood.

1. Laaghangend fruit: het gaat om tekst schonen, taal- en stijlfouten signaleren en verbeteren, actief taalgebruik toepassen en daardoor zorgen dat lezers doorlezen en niet afhaken. 
2. Zorgen dat de inhoud óverkomt – dat uw geschreven boodschap overeenkomt met wat u probeerde te zeggen…
3. Checken van de logische vertelvolgorde – iets wat schrijvers soms na uren zwoegen niet meer zien. 
4. Beoordelen of teksten te technisch zijn of juist te weinig diepgang hebben om goed te landen bij de doelgroep. 
5. De brug slaan tussen schrijver en publiek. Ingewikkelde onderwerpen naar lezers en klanten tóeschrijven, gebruik makend van de hele gereedschapskist: goede intro’s met hier en daar een voorbeeld of anekdote en een frisse stijl. 
6. Levendigheid en actief taalgebruik introduceren om saaie teksten op niveau te krijgen. En daarmee de lezer een prettige leeservaring en een positief beeld van uw organisatie te bieden. 

PS Test uzelf: hoeveel ‘koeien van fouten’ zag u in het intro, één of twee? ‘Betekend’ viel u vast ook op. Maar ‘een drietal’ is natuurlijk enkelvoud. ‘Een drietal dingen verandert’ is correct.